Importancia de la gestión de interesados en un proyecto
Cuando se plantea la creación y ejecución de un proyecto en una empresa, surgen un sinfín de expectativas y tareas que reposan en las personas involucradas. “Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en él o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. Es por esto, que gestionarlos tiene una gran relevancia.” Gladys Gbegnedji Castaño (PMBook)
En Visión y Enfoque, siempre, al inicio de nuestros proyectos, desarrollamos unas jornadas en las que involucramos al equipo de personas de la compañía para dar la información de a quién es el grupo de interés interno y externo al que puede impactar, positiva o negativamente, el proyecto. El hecho de que diseñemos un proyecto con la intención de mejorar, no lo exime de que se presenten resistencias hacia el mismo.
La identificación de los grupos de interés nos permite acercarnos a las personas para gestionar de manera adecuada sus necesidades y expectativas a lo largo del proyecto, y con esto mitigar el riesgo de motivación o desvinculación del proyecto. De este modo, todos los interesados en él se sentirán en un ambiente de participación y claridad frente a lo que pasará en el desarrollo del mismo.
Nuestras grandes herramientas son la empatía y la comunicación asertiva y oportuna. Cuando las personas se sienten partícipes del proyecto, sienten la libertad de expresarse para realizar posibles mejoras que permitan un desarrollo adecuado del proyecto.
También, es importante controlar la cooperación de los interesados. Esto es el proceso de seguimiento del proyecto en general, relaciones y estrategias de ajuste de los planes de participación. Su finalidad es supervisar las relaciones generales de los interesados y ajustar las estrategias y planes para involucrarlos. Es un proceso más de control para evitar incertidumbres y minimizar los riesgos. Su principal ventaja es que va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de dicha participación a medida que el proyecto evoluciona y cambia su entorno.
Te invitamos a que mantengas siempre una comunicación clara y oportuna con las personas involucradas en tus proyectos, para que su desarrollo se acerque cada vez más hacia el cumplimiento de las expectativas de todos.