En nuestro artículo anterior, hablamos de los beneficios que trae para la empresa el instaurar un programa de Gerencia de Sueños, pero, ¿qué significa, realmente, crear una cultura de sueños en la compañía?

Sabemos que la imaginación es la “facultad humana para representar mentalmente sucesos, historias o imágenes de cosas que no existen en la realidad o que son o fueron reales, pero no están presentes.” Es allí donde nacen los sueños y habitan hasta que se vuelven realidad o, simplemente, desaparecen.

Seguramente, alguna vez has escuchado a alguien decir: “Tengo algo en mente, pero no voy a contarlo para que se me haga realidad”. Expresándolo en lenguaje coloquial, este es un agüero que muchas personas tienen alrededor de sus posibilidades para llevar a cabo sus ideas. Suelen decir que, si la hacen explícita, la energía negativa de los demás y la envidia terminan por derrumbarla.

La cultura de sueños, le apunta a todo lo contrario. Ésta busca convertir en aliados a todas las personas que tenemos a nuestro alrededor, para que nuestros sueños se realicen, no hay posibilidad de que la mala energía del otro influya en la mía, porque como todos trabajamos por los sueños de todos, todo lo que se proyecta es positivo.

Cuando se crea una cultura de sueños en la empresa, el primer paso es revivir todo lo que ha implicado su creación y permanencia. Contar la historia de tal manera que, cada persona que la escuche se sienta parte activa de ella. Porque sea cual sea el tamaño de la organización hoy, en el pasado sólo fue sólo un sueño, presente en el imaginario de alguien que tuvo el valor de hacerlo realidad. Es el primer aliciente para que otros puedan cumplir sus ideales.

El segundo paso es generar confianza suficiente en los colaboradores, para que éstos expresen sus sueños y se abran a aceptar las ideas de los demás. Es algo mágico lo que sucede al interior de la organización, porque la capacidad creativa de cada uno de los colaboradores, aumenta de un modo indescriptible y surgen cualidades como la empatía, la bondad y el sentido de colaboración.

Seguramente, has notado que cuando compartes con alguien tus sucesos personales o escuchas a otra persona compartir los suyos, te sientes más cerca de ella. Sientes que formas parte de su vida y ella de la tuya. Es como si pasaras a formar parte de su familia. Es lo que sucede al interior de la organización cuando se crea una cultura de sueños. El trabajo en equipo se fortalece, cada uno se siente parte de la vida del otro y comienza a formar parte de sus intereses.

Es la magia de la cultura de sueños, es como ingresar al mundo de Disney, donde la fantasía se hace realidad, pero ésta será una realidad tangible que no terminará con la película, sino que trascenderá en la vida de los colaboradores y de la organización.

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De una u otra manera, nuestra vida gira en torno a los sueños. Cada uno de nosotros, tiene la capacidad única de escudriñar el futuro, imaginar algo y luego actuar en el presente para hacerlo realidad. Los sueños son el plan permanente que mueve nuestra vida. Los hay de todos los tamaños y para ser realizados en distintas cronologías.

Todas las mañanas, cada persona llega, a su lugar de trabajo, cargada de ilusiones, de momentos imaginados en el futuro. Algunos se harán realidad, otros se volverán etéreos en su mar infinito de pensamientos. Otros serán esos sueños que desea realizar, pero no encuentra cómo hacerlo. Es ahí donde la participación activa de la organización puede marcar una gran diferencia. La Gerencia de Sueños, es un programa que se ejecuta en la compañía para ayudar a hacer realidad los sueños de sus colaboradores.

Cuando los líderes se ocupan de acompañar a sus colaboradores en la realización de sus sueños, estos se comprometen tanto con las metas de la empresa que todo cambia positivamente, entre muchos beneficios se logra lo siguiente:

• La cultura organizacional se vuelve clara y sólida.
• El ambiente laboral se torna participativo y colaborativo.
• La rotación del personal disminuye considerablemente.
• La productividad se multiplica.
• La empresa proyectará una imagen de activa participación social.

Se podría pensar que llegar a esto representa una alta inversión para la compañía, pero no es así. Cuando se habla de instaurar una cultura de sueños en la organización, lo que se pretende es que los colaboradores participen como equipo en los ideales de cada uno.

La cultura de sueños en la organización depende, básicamente, de dos factores: la capacidad de escucha y la canalización de recursos.

Para cada ser humano, ser escuchado es una necesidad vital. Escuchar a los miembros de nuestro equipo de trabajo aumenta el respeto y la confianza mutua, el clima laboral se mantiene en calma, los errores disminuyen, estos se manejan con asertividad y aumenta la productividad.

La dificultad para realizar los sueños, muchas veces tiene que ver con el desconocimiento de algunos aspectos relevantes para lograrlos. Por ejemplo, en una de las empresas en las que instauramos un programa de Gerencia de Sueños, uno de sus colaboradores deseaba que su hija cursara una carrera universitaria, pero lo veía como algo inalcanzable. Al compartir su sueño, uno de los miembros de su equipo escuchó y le manifestó conocer una fundación, creada por otra empresa local, que se dedicaba a apoyar jóvenes de escasos recursos. Aquella intervención redundó en que la joven se involucrara con dicha fundación y ésta le ayudara en la financiación de su carrera, pudo llegar a ser la profesional que sus padres deseaban y, además, adquirir formaciones de liderazgo que, con seguridad, la ubicarán en una mejor posición al incursionar en el mundo laboral.

Cuando un sueño se convierte en un plan que se realiza en equipo, favorece a todos sus participantes y todos crecen al unísono de los logros alcanzados.

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Ahora que nuestra realidad ha cambiado y muchos de los trabajos ejecutivos se están realizando desde la casa, cobran mayor valor la organización, la disciplina y el enfoque.

La modalidad del trabajo en casa, se ha intensificado en los últimos meses y, muy probablemente, se institucionalice ya que trae muchos beneficios a los colaboradores, a las empresas y al medio ambiente. Esta nueva realidad, nos obliga a rediseñarnos para lograr la efectividad deseada. Si bien organizarnos es vital para poner límites a los tiempos laborales y dar espacio a la vida personal, también lo es enfocarnos para que el espacio dedicado al trabajo sea productivo.

Iván Mazo Mejía, en su libro: “Rediséñese”, afirma: “Nos hacemos a nosotros mismos según como hagamos uso del poder de nuestra atención”

En nuestra metodología para manejo del tiempo. “Primero lo primero”, hacemos énfasis en la claridad con la que debemos establecer los espacios de tiempo para las tareas que planeamos realizar. Pero cuando llevamos nuestro plan a la realidad, muchas veces nos encontramos con que muchos tiempos no se cumplieron. El arma más poderosa, para que esto no suceda es enfocar nuestra atención. Para ello, necesitamos tener claridad en la tarea que vamos a realizar, eliminar los distractores externos, como el teléfono, la sensación de hambre inoportuna, interrupciones familiares, entre otras.

Esto se logra únicamente, a través de la organización y la claridad en las reglas que se cumplirán alrededor de nuestro tiempo laboral.

Citando nuevamente a Iván Mazo:

“La atención centrada es similar a un poderoso rayo láser que, debido a su concentración, es capaz de penetrar cualquier superficie. La atención dispersa es como una luz incandescente que se vuelve inofensiva porque abarca un territorio extenso, pero de forma tenue. Así como la concentración del rayo láser penetra fácilmente un material determinado, cuanto más centrada mantengamos la atención, más fácil ocurrirá el proceso de aprendizaje y, con mayor frecuencia, tendremos ideas nuevas y encontraremos relaciones con otras que, en principio, no estaban conectadas. Este es un requisito de la innovación y la creación. Entonces haremos real aquello a lo que una mente distraída no tiene acceso.”

Lograr centrar nuestra atención permitirá que el tiempo establecido para una tarea se cumpla a cabalidad, haremos un trabajo de alta calidad y nos convertiremos en seres más creativos. Tendremos la posibilidad de dedicar tiempo a nosotros mismos, a la familia y al esparcimiento.

Nuestra invitación hoy, es a que sigamos fortaleciendo nuestra capacidad para enfocarnos, haciendo uso adecuado del tiempo a través de la disciplina y la organización.

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El 4 de noviembre se celebra el día del administrador, es un día para rendir tributo a aquellas personas que cuidan los recursos de la organización y los utilizan de manera eficiente para que ésta sea cada día la mejor versión de sí misma.

Su papel es de alta relevancia en las empresas, pues de su creatividad, de la forma como logra la sinergia con las personas de su equipo y de la manera como administra los recursos, dependerá el logro de los objetivos del área que lidera y, a su vez, de la empresa a la que pertenece. Su gran virtud es la capacidad de usar de forma eficiente y adecuada el talento humano y todos los recursos técnicos, financieros, cognitivos y materiales disponibles en una organización para obtener los mayores beneficios.

El COVID-19, ha generado grandes cambios en la forma como las empresas operan, por lo que adaptarse es inevitable. Los administradores, como agentes de cambio en la empresa, han tenido que reinventar sus estrategias para lograr resultados positivos y seguir impulsándola hacia su crecimiento y permanencia.

Los administradores encabezan los cambios en una organización, con la visión de quien aprovecha el hoy para desarrollar el futuro. Sus acciones van encaminadas a impactar su entorno, haciendo y promoviendo lo que puede o debe ser una organización. Son personas decididas y seguras del rumbo que están proponiendo porque se informan permanentemente para tomar las mejores decisiones.

Son personas que inspiran a su equipo para trascender el éxito, buscando siempre una nueva meta o superar el fracaso, llevando un manejo emocional inteligente y aprovechando siempre la experiencia como aprendizaje y plataforma para seguir adelante.

El administrador, buscando que su organización sea cada vez mejor, crea lazos de confianza y afectividad, dándose el tiempo para escuchar las necesidades y opiniones de sus colaboradores, además de apoyarlos en la solución de sus problemas con la finalidad de ofrecerles certeza y lograr de ellos un compromiso seguro y duradero.

Son innumerables los atributos con que cuentan los administradores y muy valiosa su participación en las empresas ya que conocen al 100% la operación y las preocupaciones de la empresa, cuentan con conocimiento histórico de sus sistemas y, por ende, conocen a fondo su problemática.

Hoy, agradecemos a los administradores por su participación creativa y efectiva en las organizaciones y les felicitamos en su día como un merecido reconocimiento a su habilidad de poner los engranajes en marcha para obtener los mejores resultados en las organizaciones.

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Las medidas tomadas por la aparición del COVID-19 han cambiado muchos procesos dentro de las organizaciones, han puesto de manifiesto la rapidez con la que podemos adaptarnos y han demostrado que podemos movernos más rápido y actuar de manera más dinámica de lo que pensábamos.

Ahora los líderes empresariales, en cierto sentido, han obtenido una mejor idea de lo que se puede y no se puede hacer fuera de los procesos tradicionales de sus empresas, y se está forzando el ritmo y la escala de la innovación en el lugar de trabajo.

Muchas personas están encontrando formas más sencillas, más rápidas y menos costosas de funcionar. Todo esto refleja nuestra capacidad innata para cambiar y alejarnos de los enfoques prescritos y las soluciones normalizadas. El COVID-19 es un catalizador para reinventar el futuro del trabajo y crear oportunidades para que las empresas vean las cosas de manera diferente.

Es cuando cobra importancia la auditoría interna, ya que ésta permite llevar a cabo un seguimiento actualizado de la gestión de un negocio, así como un método de control de las gestiones financieras. Gracias a la realización de una auditoría interna, el porcentaje de probabilidad de que una organización incremente el logro de sus objetivos es muy elevado, ya que permite replantearse la manera como se llevan a cabo los procesos.

De ahí que realizar un programa de auditoría coherente con la visión estratégica de la organización se convierte en un proceso que servirá de apoyo a la política y los objetivos del sistema de gestión.

Estos objetivos pueden basarse en las siguientes consideraciones:

• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes, tanto externas como internas
• Las características y los requisitos de los procesos, productos, servicios y proyectos, y cualquier cambio en ellos
• Los requisitos del sistema de gestión
• La necesidad de evaluar a los proveedores externos
• El nivel de desempeño del auditado y el nivel de madurez de los sistemas de gestión, como se refleja en los indicadores de desempeño pertinentes (por ejemplo, los KPI), la ocurrencia de no conformidades o incidentes o quejas de las partes interesadas
• Los riesgos y oportunidades identificados para el auditado
• Los resultados de auditorías previas

En un año donde ha sucedido lo impredecible, replantearnos la estrategia para continuar adelante, rescatando todo aquello que se ha hecho bien, cobra vital importancia en la trascendencia de la organización.

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El 22 de octubre se celebra, en Colombia, el día del trabajador social, las personas, una profesión que busca favorecer el desarrollo de vínculos humanos saludables y fomentar cambios sociales que deriven en un mayor bienestar para las personas. Su participación en los procesos y Sistemas de Gestión de las organizaciones, permiten que las interacciones de los colaboradores y su entorno fluyan mejor y beneficie a los objetivos personales recordando permanentemente el lado humano de los procesos.

Un sistema de gestión es producto del esfuerzo de un grupo de colaboradores comprometidos con la perdurabilidad de la empresa. De allí que la creatividad juega un papel muy importante, ya que ésta no es sólo el proceso de generación de ideas sino, también, la gestión de las mismas para que se traduzcan en innovaciones que aporten valor a la organización.

A la hora de hacer frente a las situaciones estratégicas, presentes y futuras que forman parte de la vida empresarial, la creatividad adquiere una alta relevancia y depende de distintas variables de influencia. Una persona que tiene cualidades creativas, usando algunas técnicas específicas puede llegar a ser un baluarte significativo para hacer aportes de trascendencia a la organización.

Desde nuestra gestión, siempre buscamos que se usen todos los hemisferios del cerebro, pues cada uno brinda opciones invaluables para los procesos y sistemas de gestión:

El hemisferio derecho, es el lado creativo, donde se ubican la percepción u orientación espacial, la conducta emocional, facultad para controlar los aspectos no verbales de la comunicación, intuición, reconocimiento y recuerdo de caras, voces y melodías. El cerebro derecho piensa y recuerda en imágenes.

El hemisferio izquierdo está relacionado con la parte verbal, capacidad de análisis, capacidad de hacer razonamientos lógicos, abstracciones, resolver problemas numéricos, aprender información teórica, hacer deducciones, entre otras.

Sobre el curso del último trimestre del año, es momento de pensar en el cierre de 2020 y proyectar un 2021 que rompe con las tendencias que, históricamente, hemos vivido. 2020 es un año muy particular que nos han enseñado a ser más creativos, flexibles y menos rígidos. Aunque nos guste tener todo bajo control y siguiendo los pasos estipulados.

Es momento de la inspiración estratégica que permitirá la perdurabilidad y trascendencia de nuestras organizaciones. De pensar en pro de los equipos que conformamos, de lo que deseamos construir y de lo que en verdad es importante para cada uno de nosotros.

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El 14 de octubre, en Colombia, celebramos el día de los tecnólogos. Es una manera de rendirles un pequeño homenaje, por todo lo que ellos aportan a las diferentes áreas productivas de las empresas.

Como su nombre lo indica, los tecnólogos dominan el mundo de las tecnologías y pueden desempeñarse en diversas áreas de la empresa. Cuentan con habilidades para resolver problemas estratégicamente. Tienen la habilidad de realizar sus funciones de una manera rápida y efectiva, a través de procesos, herramientas y técnicas que han ido perfeccionando a lo largo de su carrera.

La presencia de los tecnólogos es indispensable para que la industria se desarrolle, ya que cuentan con una gran capacidad para innovar y encontrar soluciones propias, en lugar de importar tecnología. El trabajo de los tecnólogos mejora la economía y transforma el mercado haciendo aportes muy importantes para el desarrollo, no sólo de las empresas, sino en el país.

Un tecnólogo puede desempeñarse en cualquier área de la organización:

Pueden mantener la publicidad en línea de la empresa, emplear correctamente las herramientas de marketing y de promoción. Juegan un papel relevante en la seguridad informática de la empresa, aspectos técnicos e incluso legales a los cuales puede enfrentarse.

Un aspecto trascendental en el que se requiere su presencia, es en la Gestión del conocimiento, ya que cuando un colaborador abandona la empresa, el tecnólogo debe contar con herramientas para que la información relativa a su cargo se mantenga y trascienda en beneficio de la empresa.

En la comunicación con los clientes y proveedores de la empresa, el tecnólogo cuenta con capacidades para crear y detectar las formas de contacto más eficientes. Así mismo, en la comunicación interna de la empresa, el tecnólogo participa en los procesos para que ésta sea oportuna y veraz.

Hoy enviamos un saludo de agradecimiento a todos los tecnólogos, por todo lo que hacen, por su invaluable participación en la trascendencia y perdurabilidad de la organización.

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Los archivistas asumen una valiosa responsabilidad, ya que son las personas especializadas en la organización y mantenimiento de los documentos importantes para una empresa o para conservar las evidencias de la historia y cultura de un país. En Colombia, en 2020, rendimos tributo a los archivistas el 9 de octubre y quisimos conversar con dos personas cercanas a nuestro equipo para que nos contaran acerca de ese trabajo silenciado tras bambalinas, pero que cobra tanta importancia en la trascendencia de nuestras organizaciones y nuestro país.

María del Carmen Satizabal ha dedicado años de su profesión al trabajo en las organizaciones y también a la conservación de archivos históricos de varios municipios en Antioquia:

“Mi profesión la ejerzo con gran pasión, pues el contacto con documentos creados por personas que representan la historia de nuestro departamento, me llena de aprendizajes permanentes y me permite ver más allá de lo que otras personas pueden ver cuando transitan por las calles de nuestros municipios. Es un trabajo arduo, que requiere mucha dedicación y cuidado en los detalles. Cada “papel” que llega a nuestras manos debe ser tratado con la misma delicadeza de un médico cuando tiene en sus manos la vida de un ser humano, en ese momento comprometo todo lo que soy, porque sé que de mi cuidado, dependerá la trascendencia que podrá tener ese silencioso testigo de nuestra historia”

Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo en pro de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es la Ley General de Archivos 594 del 2000.

La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los ciudadanos en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de empresas privadas que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y organizaciones del Estado. Por otro lado, en la ley 1409 de 2010, se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, en lo relativo al código de Ética y otras disposiciones.

Oscar Borja, nos habla de su profesión como una vocación…

“A veces las personas tardan años en hallar su vocación, incluso algunos no lo logran, por fortuna descubrí ésta interesante carrera Archivística, en el año 2009, cuando cumplía las horas constitucionales, obligatorias para graduarme como bachiller, las cumplí en el Archivo principal del Hospital de puerto Berrio Antioquia. A pesar de los grandes esfuerzos, mi madre, Blanca Borja, la cual es mi gran amiga y gran ejemplo, no pudo patrocinar mi educación superior, pero comprendí que tenía suficientes herramientas para obtener un empleo y estudiar por mi cuenta; Aunque en ocasiones quise renunciar, no lo hice, pues era sustancial seguir para mejorar mi calidad de vida y satisfacción personal.

Soy Técnico profesional en Asistencia y organización de Archivos, Egresado del Centro de Comercio SENA Medellín, hoy puedo decir… Mi trabajo es realmente un hobby, además de percibir dinero, lo disfruto mucho, ayudo a las personas en sus resultados, aporto positivamente al medio ambiente y creo oportunidades de mejora en mi empresa, PROTOKIMICA S.A.S

Tengo muchas anécdotas que contar y muchos momentos que recordar, pero lo cierto es que cada día tengo la sensación que aprenderé algo nuevo, mi impresión es similar a la chispa que se requiere para encender un fosforo y esa sensación de la que les hablo, es cercana a la de disfrutar y ver en una noche de festejo, fuegos artificiales

Durante mi experiencia laboral la disciplina, organización, atención al detalle, agilidad y la eficiencia, sin caer en vanagloria son algunos privilegios que se pueden obtener.”

Hoy agradecemos a los archivistas por su consagrada labor y por todo lo que ella aporta a nuestras organizaciones y a nuestra vida.
Feliz día del Archivista

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