¡Hacia un proyecto exitoso!
Cuando tratamos el tema de los sueños en nuestros artículos, hemos mencionado que para hacer un sueño realidad, es necesario convertirlo en una meta, cada meta en un proyecto y cada proyecto necesita ser estructurado para hacerse realidad.
Desde hace cerca de 9 años, cuando Visión y Enfoque surge como una idea, hemos sido en sí mismos producto de un sueño estructurado y realizado. Hemos acompañado a muchas empresas para que hagan de sus ideas un sueño y de sus sueños un proyecto que se vuelve realidad.
El primer paso, es imaginar, dejar volar la imaginación. El segundo compartir el producto de la imaginación con las personas que pudieran acompañarnos en ese viaje de ideas y motivos que surgen. Al hacerlo, se vuelve más grande el imaginario y empiezan a verse más caminos para convertir imágenes en realidad. Empezamos, entonces, a estructurar un proyecto.
Hay toda una técnica para llevar a cabo un proyecto, Emily Bonnie en su artículo “Conceptos básicos de gestión de proyectos” del 31 de diciembre de 2018, enumera 6 pasos para crear un plan de proyecto infalible. Vamos a referenciar cada paso, con algunas de las sensaciones que representa para el equipo de Visión y Enfoque acompañar a nuestros clientes en este proceso.
Paso 1: identificar y conocer a las partes interesadas
“Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino que puede ser cualquiera que se vea directa o indirectamente afectado por los resultados del proyecto, es decir, colaboradores, clientes y usuarios finales.
En este punto hemos trabajado con el equipo de colaboradores y usuarios finales, habiendo utilizado antes mecanismos para conocer también las expectativas de los clientes.
Paso 2: fijar y priorizar los objetivos
De los talleres del paso 1, surge una lista de necesidades. El paso de priorizarlas también es un evento participativo, ya con el equipo de colaboradores directamente involucrado donde se fija los objetivos específicos del proyecto. Sabemos que todo es importante, por eso en este punto, la empatía juega un papel vital y la valoración de las capacidades de cada colaborador para elegir cuáles son los objetivos más urgentes y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.
Paso 3: definir los entregables
Nuestro equipo de Visión y Enfoque, se pone en la tarea de Identificar los entregables que necesitamos producir para cumplir con los objetivos del proyecto. En este punto, se fijan los nodos y límites para los entregables y las fechas de entrega fundamentales. Así, nunca perdemos de vista el cómo vamos progresando en el desarrollo.
Paso 4: crear un Plan de proyecto
Teniendo definidos los entregables, determinadas las tareas y sus participantes, estipulamos los tiempos y recursos necesarios. Concretamos las dependencias entre las tareas y nos valemos de herramientas de sistematización para Planearlas. Todos brillan con sus conocimientos en este punto para que el trabajo avance con fluidez.
Paso 5: identificar los problemas y realizar una evaluación de riesgos
Ningún proyecto está exento de riesgos, lo sabemos y es un tema que manejamos con sumo cuidado y responsabilidad. Tomamos en cuenta los pasos que deberemos dar para evitar que se produzcan ciertos riesgos o para minimizar su impacto negativo, llevando a cabo la evaluación de riesgos y desarrollando estrategias para su gestión. Todo esto lo situamos al principio de la cronología del proyecto aquellas tareas que impliquen un alto nivel de riesgo y reservamos un pequeño margen de tiempo alrededor de esas tareas que nos ayudarán a mantener el proyecto en marcha, incluso en el caso de que surja algún problema.
Paso 6: presentar el plan de proyecto a las partes interesadas
Explicamos cómo el plan aborda las expectativas de todos los participantes y presentamos las soluciones para los posibles conflictos. Siempre nos aseguramos de que todos se sientan involucrados de que haya un consenso entre todos.
Cuando todos estamos a gusto con el plan, comienza la acción en medio de un clima de empatía, participación y seguridad. Así trabajamos en Visión y Enfoque